Legislația comunitară și națională care definește funcțiile și atribuțiile principale ale Autorității de Management pentru Programul Operațional Capacitate Administrativă aprobat pentru perioada 2014-2020:
- Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, al Parlamentului European și al Consiliului, de stabilire a unor dispoziții comune privind Fondul european de dezvoltare regională (FEDR), Fondul social european (FSE), Fondul de coeziune (FC), Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală (FEADR) și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime (FEPAM), precum și de stabilire a unor dispoziții generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului;
- Hotărârea Guvernului României nr. 1/2013, privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice, cu modificările şi completările ulterioare;
- Hotărârea Guvernului României nr. 1183/2014, privind nominalizarea autorităţilor implicate în sistemul de management şi control al fondurilor europene structurale şi de investiţii 2014 – 2020;
- Hotărârea Guvernului României nr. 398/2015, pentru stabilirea cadrului instituţional de coordonare şi gestionare a fondurilor europene structurale şi de investiţii şi pentru asigurarea continuităţii cadrului instituţional de coordonare şi gestionare a instrumentelor structurale 2007 – 2013;
- Ordinul ministrului dezvoltării regionale și administrației publice nr. 3258/23.10.2013, privind Regulamentul de organizare şi funcţionare al Ministerului Dezvoltării Regionale şi Administraţiei Publice, cu modificările aduse prin ordinul ministrului dezvoltării regionale și administrației publice nr. 478/10.08.2015 (anexa) privind Regulamentul de organizare şi funcţionare al Direcţiei generale programe europene;
- Hotărârea Guvernului României nr. 477 din 16 iunie 2020 privind organizarea și funcționarea Ministerului Lucrărilor Publice, Dezvoltării și Administrației
Activitățile AM POCA sunt desfășurate de către personalul Direcției Generale Programe Europene Capacitate Administrativă, structură organizatorică a Direcției generale programe europene din cadrul Ministerului Lucrărilor Publice, Dezvoltării și Administrației, cu sprijinul și în colaborare cu alte structuri suport ale ministerului
În conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, AM POCA are responsabilitățile ce decurg din obligativitatea îndeplinirii următoarelor categorii de funcțiuni:
a. gestionarea programului operațional
b. selectarea operațiunilor
c. gestiunea financiară și controlul programului operațional.
În vederea realizării atribuțiilor autorității de management, DGPECA are, în principal, următoarele funcții:
a. privind gestionarea programului operațional:
- sprijină activitatea comitetului de monitorizare și îi furnizează informațiile pe care le solicită pentru îndeplinirea sarcinilor sale, în special datele privind evoluția programului operațional în ceea ce privește realizarea obiectivelor sale, date financiare și date referitoare la indicatori și la obiectivele de etapă;
- întocmește și prezintă Comisiei, după aprobarea comitetului de monitorizare, rapoartele anuale și raportul final de implementare;
- pune la dispoziția beneficiarilor informații relevante pentru îndeplinirea sarcinilor care le revin în obținerea finanțării și implementarea proiectelor contractate;
- elaborează și menține un plan de alocarea resurselor umane corespunzătoare, care să dispună de competențele tehnice necesare, la diverse niveluri și pentru diverse funcții din cadrul AM POCA;
- gestionează riscurile într-un cadru unitar, ținând seama de principiul proporționalității, pentru a asigura că se desfășoară un exercițiu corespunzător de gestionare a riscurilor atunci când este necesar și, în special, în cazul unor schimbări majore ale activităților;
- instituie măsuri eficace și proporționale de combatere a fraudelor, luând în considerare riscurile identificate;
- monitorizează și raportează neregulile și asigură recuperarea sumelor plătite în mod nejustificat;
- instituie un sistem pentru a înregistra și stoca în format electronic datele referitoare la fiecare proiect care sunt necesare pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare și audit, inclusiv datele privind participanții la selectarea proiectelor și indicatorii pe bază de gen și garantează că datele sunt colectate, înregistrate și stocate în sistemul menționat, cu asigurarea conformității securității sistemelor cu standardele recunoscute la nivel internațional;
- se asigură de păstrarea tuturor documentelor privind cheltuielile și auditurile necesare pentru a se garanta o pistă de audit adecvată și un sistem de arhivare corespunzătoare;
- elaborează declarația de asigurare de gestiune pentru și rezumatul anual al rapoartelor finale de audit și al controalelor finale realizate, pentru fiecare exercițiu financiar, în termenul regulamentar și conform Regulamentului financiar;
- asigură îmbunătățirea calității elaborării și implementării programului în vederea aprecierii eficacității, eficienței și impactului acestuia, prin evaluări ex ante, în timpul perioadei de programare și ex post, instituind condiții pentru generarea și colectarea datelor privind indicatorii specifici programului.
b. privind selectarea operațiunilor:
- elaborează și, după aprobare, aplică proceduri de evaluare de selecție adecvate și criterii care:
a) asigură faptul că proiectele contribuie la îndeplinirea obiectivelor și rezultatelor specifice ale priorității relevante în cauză și elaborează în acest sens inclusiv instrucțiuni și orientări transparente;
b) sunt nediscriminatorii și transparente;
c) iau în considerare principiile generale referitoare la promovarea egalității între bărbați și femei și nediscriminarea și referitoare la dezvoltarea durabilă; - garantează că un proiect selectat intră în domeniul de aplicare al fondului în cauză și poate fi încadrat într-o categorie de intervenție;
- stabilește categoriile de intervenție cărora se atribuie cheltuielile eligibile proiectelor finanțate;
- se asigură că beneficiarii au capacitatea administrativă, financiară și operațională pentru a îndeplini condițiile de finanțare, înainte de aprobarea proiectelor;
- se asigură că, în cazul în care proiectul a început înainte de data de depunere a unei cereri pentru finanțare către autoritatea de management, legislația aplicabilă relevantă pentru proiectul finanțat a fost respectată;
- se asigură că proiectele selectate pentru contribuții din fonduri nu includ activități care au făcut parte dintr-o operațiune care a făcut sau ar fi trebuit să facă obiectul unei proceduri de recuperare, în conformitate prevederile regulamentare privind caracterul durabil al proiectelor sprijinite de FSE;
- garantează că beneficiarilor li se oferă un document/ghid care stabilește condițiile aplicabile contribuțiilor pentru fiecare proiect (condițiile de finanțare), inclusiv cerințele specifice privind produsele sau serviciile care urmează a fi furnizate în cadrul proiectului, planul/graficul de finanțare și data limită de execuție;
c. privind gestiunea financiară și controlul programului operațional
- verifică furnizarea de produse și de servicii cofinanțate și faptul că cheltuielile declarate de beneficiari au fost plătite, precum și faptul că sunt în conformitate cu legislația aplicabilă, cu programul operațional și cu condițiile de acordare a contribuțiilor pentru operațiunea în cauză, prin următoarele efectuarea următoarelor tipuri de verificări de management:
a) verificări administrative referitoare la fiecare cerere de rambursare din partea beneficiarilor proiectelor finanțate;
b) verificări la fața locului ale proiectelor, pe baza unui eșantion determinat, asigurându-se că frecvența și gradul de acoperire a verificărilor la fața locului sunt proporționale cu suma contribuției publice pentru fiecare proiect finanțat și cu nivelul de risc identificat prin astfel de verificări și prin auditurile efectuate de către autoritatea de audit pentru sistemul de gestiune și control, în ansamblu;
c) verificări ale proiectelor de asistență tehnică a programului, în condițiile asigurării separării adecvate a funcțiilor; - garantează că pentru beneficiarii care participă la implementarea proiectelor rambursarea cheltuielilor se efectuează pe baza costurilor eligibile suportate în mod real;
- garantează că beneficiarii care participă la implementarea proiectelor dispun fie de un sistem contabil separat, fie de un cod contabil adecvat pentru toate tranzacțiile efectuate în cadrul proiectului finanțat;
- garantează că beneficiarii sunt informați adecvat privind tratarea cererilor de rambursare, autorizarea plăților și controalele efectuate, prin elaborarea și actualizarea unui document specific (Manual de implementare).
